Procedimiento Interno

Tratamiento de Datos Personales RODSAN SEGUROS LTDA.

Fecha de actualización: Noviembre 29 de 2013 

RODSAN SEGUROS LTDA, en el desarrollo de sus actividades comerciales, ha diseñado su Política para el Tratamiento de los Datos Personales, la cual refleja los principios y reglas establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares de información personal. Estas reglas y principios son: 

1. Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales requerirá la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. 

2. Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales deberá obedecer a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular del Dato, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad particular del Tratamiento de un Dato Personal se informará al Titular del Dato Personal al obtener su Autorización. De manera general, las principales finalidades del Tratamiento de Datos Personales por parte de RODSAN SEGUROS LTDA, no se limitan a:

• a) Realizar todos los procesos necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias en relación con los empleados de RODSAN SEGUROS LTDA.  
• b) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de RODSAN SEGUROS LTDA.
• c) Cumplir los procesos internos de RODSAN SEGUROS LTDA en materia de administración de proveedores y contratistas. 
• d) Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de RODSAN SEGUROS LTDA , con el fin de cumplir los contratos celebrados, incluyendo pero sin limitarse a: (i) Tramitar las solicitudes de los consumidores financieros, deudores, contrapartes contractuales y/o proveedores; (ii) Negociar y celebrar contratos, incluyendo la determinación y análisis de primas y riesgos, y ejecutar los mismos (incluyendo envío de correspondencia); (iii) Ejecutar y cumplir los contratos que celebre y los servicios contratados, incluyendo actividades de coaseguro y reaseguro; (iv) Controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo o la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva; (v) Determinar y liquidar pagos de siniestros; (vi) Elaborar estudios técnico- actuariales, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado con el sector asegurador o la prestación de servicios; (vii) Enviar ofertas de productos o servicios o comunicaciones comerciales de cualquier clase relacionadas con los mismos, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo pero sin limitarse a ofertas de productos y servicios de Compañías con las que RODSAN SEGUROS LTDA tenga convenio; (viii) Permitir que la Compañía Tratante consulte, obtenga, actualice y/o divulgue a centrales de riesgo crediticio u operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países o entidades similares cualquier información sobre el nacimiento, la modificación, el cumplimiento o incumplimiento y/o la extinción de las obligaciones que llegue a contraer el Titular de la información con RODSAN SEGUROS o con cualquier otra de las Compañías Tratantes con el fin de que estas centrales u operadores y las entidades a ellas afiliadas consulten, analicen y utilicen esta información para sus propósitos legales o contractuales, incluyendo la generación de perfiles individuales y colectivos de comportamiento crediticio y de otra índole, la realización de estudios y actividades comerciales; (ix) Crear bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los titulares de Datos Personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
• e) Las demás finalidades que determine RODSAN SEGUROS LTDA en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley. 

3. Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, RODSAN SEGUROS LTDA deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información. 

4. Circulación restringida: Los Datos Personales solo serán ser Tratados por aquel personal de RODSAN SEGUROS y de las Compañías Tratantes que cuenten con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por RODSAN SEGUROS LTDA, para Tratarlos. 

5. Acceso restringido: RODSAN SEGUROS LTDA, no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas. 

6. Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por RODSAN SEGUROS LTDA como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y RODSAN SEGUROS LTDA haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con lo dispuesto por la Ley. 

7. Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su Tratamiento lo justifique. 

8. Acceso a la información: El Titular, directamente o a través de las personas habilitadas por el Régimen General de Protección de Datos Personales, podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que motiven nuevas consultas. En el evento en que se realice más de una consulta por cada mes calendario, RODSAN SEGUROS LTDA cobrará al Titular los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos. 

9. Derechos de los Titulares: De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:  

• 9.1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a RODSAN SEGUROS LTDA o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
• 9.2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a RODSAN SEGUROS LTDA, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.  
• 9.3. Presentar solicitudes ante RODSAN SEGUROS LTDA o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información. 
• 9.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley. 
• 9.5. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de RODSAN SEGUROS LTDA, en cualquier momento, o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que RODSAN SEGUROS LTDA o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley. 

El Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es RODSAN SEGUROS LTDA, sociedad legalmente constituida, con domicilio en la ciudad de Bogotá, ubicadas en la Carrera 7 No. 72-64 interior 22, Dirección electrónica: protecciondedatos@rodsanseguros.com, teléfono 310 3789, Cargo de la persona de contacto: Director(a) de Servicio al Cliente y Calidad. 

La presente Política entrará en vigencia a partir del día 22 de Noviembre de 2013.